构建数字化档案馆之设想

                       来源：云南省楚雄州档案馆 　

作者：李洪波

我们的时代正以空前快速的步伐走向信息时代，信息时代的最大特征就是几乎所有的信息都能被转化为可被计算机识别和处理的“1” 、“0”代码进行管理，因而在某种程度上说，信息时代又被称为数字化时代，在这样的环境下，构建数字化档案馆也就成为历史的必然。

数字化档案馆及其特征

由于笔者孤陋寡闻，至今还未见到关于数字化档案馆的权威定义，笔者认为考察一个档案馆是否是数字化档案馆，应具备以下的特征：

（一）、馆藏信息数字化。数字化档案馆和传统档案馆的最大区别就在于数字化档案馆的馆藏是以数字化信息为主，这些信息能直接被计算机识别和处理，并且可分为机读型和网络型，机读型指的是由单台计算机处理的信息，网络型指的是可以通过因特网进行远程传递的信息。

（二）、馆藏资源的虚拟化。数字化档案馆是一个开放的档案馆，资源共享是数字化档案馆的不二法则，因而在维持一定量的实体档案的同时，数字化档案馆还注重通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，每个数字化档案馆都是全球网络档案馆的一个节点，从一定意义上说数字化档案馆的馆藏可以无限扩大。

（三）、信息传递网络化。数字化档案馆由于其保存的信息是数字式信息，在传递的过程中可以进行同时多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以很方便地进行远程传递，不受时间和空间的限制，提高了信息利用率。

（四）、信息检索智能化。数字化档案馆在检索中通过计算机进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广。

（五）、用户使用方便化。数字化档案馆的用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息。
从数字化档案馆的特征可以得出数字化档案馆的定义应为：以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆。是采用现代高新技术的数字信息资源系统，是没有时空限制的、便于使用的、超大规模的知识中心。

建设数字化档案馆的必要性和紧迫性

（一）、这是时代发展的需要。我们的时代已经进入了信息时代，计算机、因特网已进入社会生活的方方面面，改变着人们的生存方式、工作方式、思维方式，档案工作不可能游离于社会发展之外，从80年代开始，计算机就已经开始用于档案管理，但由于众多的原因，各个档案馆的计算机管理档案大多还只处于部份档案的计算机检索，统计等方面，计算机这一先进技术在档案馆工作中并没有发挥其应有的作用和价值。档案工作中的老大难问题----社会提出的档案利用需求与档案馆所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾一直难以解决，更谈不上建设数字化档案馆，可以说档案馆的信息化过程与社会的信息化过程是不同步的。同图书馆部门相比，我们不难看出档案馆的差距，中国数字图书馆工程已进入实质性操作阶段，国家图书馆开通了千兆位馆域网，并与CHINANET（中国公用计算机网）、CERNET（中国教育科研网）、CNCNET（中国网通公用互联网）等四大骨干网络及有线电视网实现互联，信息基础设施逐步完善，“SGML的图书馆应用”、“数字图书馆试验环境及演示系统”已经完成，正在进行着国家科技项目“中国试验型数字式图书馆”、国家863项目—“知识网络----数字图书馆系统工程”等，同时国家图书馆加快了文献数字化进程，1999年3月成立的“国家图书馆文献数字化中心”年生产规模已达5000万—6000万页全文影像数据，国家图书馆在数字图书馆的总体结构、标准规范、技术路线等方面已经积累了一定的经验，其网络可以提供1000G存储量的网上信息服务。（注1）不难看出档案馆如果还不重视数字化档案馆的建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法溶入信息时代的快车道，最终将会被信息社会淘汰。

（二）、馆藏信息的数字化和传递的网络化，使得数字化档案馆可以通过计算机网络实现档案资源的有效利用和共享，建设数字化档案馆不仅是档案部门在工作方式上的创新，更是参与建设国家信息高速公路的具体体现，是在信息时代我国参与国际竞争的坚实文化保障系统的一个组成部分，也是建设我国技术创新体系中信息流通渠道的一个组成部分。

（三）、冯惠玲教授早在1992 年就指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，并且提出了将文书处理部门、机关档案室和档案馆的数据工作联系起来的三位一体的数据工作组织模式，（注2）这一模式在今天看来仍有指导意义，今天我们建设数字化档案馆其核心还是建设档案信息数据库群，并通过计算机网络进入信息交流的大动脉----互联网，从而改变目前互联网上中文信息缺乏的局南，对于弘扬中华文化，抢占因特网上的中文信息基地具有重要的意义。

（四）、数字化档案馆以其对信息的进一步加工整理和有序组织，为利用者提供了更多更有效的档案信息，这些档案信息通过各种方式作用于两个文明建设，最终会成为科教兴国的源泉和动力。同时档案信息可以说是前人实践经验和聪明才智的概括，占有高效的档案信息档案对于国民素质的提高将会有巨大的推动作用。

（五）、数字化档案馆可以最大限度地满足用户对档案信息的需求，从根本上解决当前档案工作中的主要矛盾，而且还可以解决优化馆藏结构的问题，避免馆藏重复。

数字化档案馆的系统结构

如何建设高效、有序的数字化档案馆，使之形成科学的系统结构是建设数字化档案馆的一个重要问题，笔者认为数字化档案的建设既要考虑信息时代的要求，又要考虑充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础，那种想直接建立在信息高速公路上，从档案接收开始就实现数字化的构想不符合我国的实际，也会对档案馆原有的档案信息资源形成浪费，尽管起点高，但是不科学的，也是不可取的。笔者认为采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案室、档案馆同时开展数字化工作两条腿走路的方针来构建我国的数字化档案馆，是切实可行的。

首先、由国家档案行政管理部门制定出宏观管理方案和和统一规划，各档案馆对馆藏档案进行价值鉴定，对确实有用的、重要的档案信息资源进行数据化，即通过计算机、扫描仪等现代电子技术产品将现有的档案信息转化为“1”、“0”代码，实现数字化，同时为非数据化的信息编制机读目录和索引等二次信息，并实现数字化，使传统档案馆对实体档案进行管理的同时也管理数字化的档案信息。实现传统档案馆的数字化过程。在数字化档案馆里可能保存有三种类型的档案，一是印刷型—纸质档案，原有的利用价值不大无需实现数字化或来不及进行数字化处理的档案；二是视听型—录音录像档案，三是数字型—电子档案，对原有的印刷型、视听型档案进行数字化处理后形成的电子档案以及从档案室接收来的数字型档案。

第二、由中共中央办公厅、国务院办公厅制定出文书处理部门在处理各种文书过程中对所处理的文书信息进行数字化的规定，逐步实现办公自动化和数据化；国务院各行业主管部门制定本行业业务工作信息数字化的规定，逐步使业务工作信息也数字化，从而使国家管理的信息都实现数字化。这些数据化的信息最终形成电子档案交各单位的档案室，形成室藏档案体系并进行管理。

第三、机关档案室的各类档案最终交由各级档案馆保存，档案馆要对数字化档案进行分析鉴定，能公开的及时上网公布，对非数字化的信息要尽可能使其数字化，并进行分析鉴定。尽可能以数字化信息的形式提供给用户。

第四、各地的数字化档案馆通过计算机网络，向上实现相互联网，达到信息共享，向下支持各档案用户下载所需要的信息，从而形成全国范围的数字档案馆系统。从全国范围来看，数字化档案馆系统又可以分为三层：单机环境下的数字档案馆；局域网下的数字档案馆； 广域网络下的数字档案馆。

数字化档案馆的建设途径

建设数字化档案馆档案部门没有现成的经验，但可借鉴图书部门和其它部门的经验，笔者认为其建设途径有三种：

一、数字化支持技术优先：先投入一定量的资金购置服务器、终端机、网络设备、扫描仪、数码相机等硬件设备，进行综合性网络的建设，然后集中力量对原有的档案信息进行数字化处理、分类、汇总，通过因特网、电话线、宽带数据网向社会提供数字化的档案信息，用户可以不受时间、空间的限制快速得到自己想要的档案信息，从根本上解决长期以来档案工作中的主要矛盾。这种途径见效快，但投入高，需很强的经济支持和技术支持。这种方法适合于大型综合性档案馆和一些与信息产业有关的专业性档案馆。

二、数字化资源优先：先购置少量的计算机、扫描仪并建设档案馆内的局域网，对馆藏档案信息进行数字化处理，待数字化资源形成规模后逐步采用支持技术与其它档案馆的数据库互联，再形成广域网。这种途径见效慢，投入少，技术要求不高，适合于中小型综合档案馆和专业性档案馆。

三、用户优先：在人员、经费不到位的情况下，可采用单机对档案目录进行著录标引，实现目录的数字化，使用户能在较短的时间内查找到所需的档案。这种方法投入小、见效快，但只是针对目录，信息量小，不能进行远程查阅，选用于小型档案馆和机关档案室。

不论采用何种途径，档案行政管理部门首先要进行的是法制建设，制定必要的规章制度和行业标准，使数字化档案馆的建设开始就在法制化的轨道上运行。其次数字化档案馆建设的核心是高质量的数据库，没有高质量的数据库就不会有高质量的数字化档案馆。目前全国已经保存了大量的档案信息，这些信息哪些是用户需要的，需要进行数字化处理，哪些用户并不需要或利用率很低，无需进行数字化处理，档案部门必须研究用户需求，制定数据化处理的范围。同时数字化档案馆提供的是全新的服务，还需对用户进行教育与培训，以促进数字化档案馆的建设和发展。

注1：《人民日报》2000/4/4《建设中国数字图书馆工程》任继愈

注2：《档案学通讯》1992年1期《档案工作现代化的重大课题》 冯惠玲 李华

摘自《中国档案网》