档案资源信息化与档案资源网络化

                                         原载：中国档案出版社《基层档案工作论文集》

作者：侯利风

国家各级档案管理部门和档案工作人员要致力档案工作理论研究，以适应档案资源的信息化和数字化的需要。作为肩负着信息管理和信息服务职能的档案工作者，在信息时代，如何顺应时代大潮，更好地为社会服务，成为档案工作迫切解决的新课题。

一、档案资源信息化

档案资源信息化是指在档案管理过程中，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享。对档案资料进行加工处理，就要求根据不同专业、不同行业的具体特点，按照不同的标志进行检索、分类、归纳和汇总。
档案资源信息化的最终目标就是实现档案信息资源的有效开发和应用，即档案资源的社会共享。档案信息资源的有效开发应用是对传统档案管理工作的巨大变革。要加快档案信息化的步伐，就要研究档案信息化的内涵及其发展规律，要从理论上分析和探索实现信息化的途径和对档案事业发展的影响，使档案信息化的实施更具有实际意义。

由于档案资源信息化可以形成多层次、跨行业的档案信息源，在统一的管理规则下，可以将传统的档案管理与利用方式升华为网络传输和社会共享，从而使档案这一不可再生资源得到重复、多方位的利用，以实现档案的社会价值和经济价值，创造出最佳的社会效益和经济效益。

二、档案资源信息化是档案资源网络化的前提

实现档案资源信息化的有效途径，就是实现档案资源数字化。传统的档案信息内容表达方式有文字、图像、声音等，其载体有纸张、磁带、底片等，将信息记录于载体上的方法有书写、打字、拍照、录音、录像等，这些就构成了传统档案的原始特性。传统档案能记载的信息的转移及复制相对较困难，即使实现了转移和复制，也只能将其视为对档案原件的复制，称为复制件。新的数字化的记录方式的出现，使信息记录于载体上的方法有了根本性的变化，通过计算机等电子设备将文字、图像、声音等各种信息转化成二进制数码序列，然后存储到磁盘、光盘等载体上，将不同的信息形式集成在一起，存放在同一个或多个不同的地址，不再像传统的档案。纸张只能记录文字，而相关的声音、影像只能记录在磁带上。

新的数字化记录方式是经过电子技术处理而记录在新的介质上的一种方式，进而形成了新的文件和档案，称为电于文件和电子档案。电子档案具有信息与载体之间的可分离性、信息的可变性、信息的记录与读取速度快，多种信息的集成性、信息的可操作性等特征。电子档案的这些特性，使档案信息的检索查询和提供利用更加方便快速，使档案信息资源共享，更大限度地满足社会对档案信息利用的要求。实现了档案资源信息化就为档案信息网络化打下了基础。

三、档案资源网络化是档案资源信息化发展的必然趋势

随着电子计算机和网络技术在各个领域的广泛应用，通过网络开展档案利用服务将成为档案资源信息化的重要途径，也是档案信息服务社会的最有效的手段。档案信息以网络技术为依托，实现档案信息的开放式、交互式利用，形成信息的双向流动，是档案管理和利用模式的社会化改变。档案信息是社会信息资源的重要组成部分，有效地开发档案信息资源，实现社会共享，服务于社会，是档案工作的最终目标。利用先进的电子技术和网络技术，使档案信息资源网络化，正是实现档案社会化目标的理想方法，也为档案信息的开发利用提供了最佳的技术手段和实现途径。

档案信息资源网络化具有强大的优势，实现信息的网络化就使档案等信息资源成为社会的共享资源和共同财富。而且网络能够使利用者共享信息资源，不同地点的多个用户可同时受益，大大提高信息服务功能和利用效益。网络远程服务的特点，可实现档案信息的远程利用，并可节约时间，做到查询、浏览、获取同时完成、方便快捷，使档案信息全方位、多层次、多渠道的提供利用成为现实。

档案信息网络化，它不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是将传统的管理方式照搬到计算机网络中，而是借助现代信息技术，引进现代管理理念，对落后办公方式、僵化组织结构、低效管理流程等，进行全面而深刻的变革。因此，培养既精通档案管理业务工作，又懂现代信息技术，还具有先进管理理念的信息化复合人才，是推进档案信息资源网络化的当务之急。还要尽快组织制定档案系统各行业信息化规划和技术政策，建立档案系统各行业信息化技术应用标准体系，编制档案领域各类数据标准与应用系统标准，规范档案领域信息服务行为。具备了这些条件，档案信息资源网络化就指日可待了。

摘自《中国档案网》

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