浅谈计算机在机关文件管理中的应用

                   原载河北档案信息网

作者：济南市档案局 方红

随着信息技术和网络技术的发展，办公自动化已进入机关公务活动，网络的普及使信息载体和数据处理成为机关各项管理工作中的两大要素。而计算机是信息载体和数据处理实现飞越不可缺少的工具。特别是通过信息网络实现政务公开，使机关工作走向智能化、网络化、社会化。传统的繁文缛节，拖泥带水的作风将被高效、快捷的办公方式取代。各种文件、档案、社会经济数据都以数字形式存储于网络服务器中，可供计算机检索机制快速查讯、即用即调。在信息速度飞快提高的社会环境中，通过办公自动化网络的逐步扩大和完善，进一步提高机关管理水平和管理效能。针对以上问题，下面笔者就部分机关文件的计算机管理谈几点看法。

一、人工管理文件存在的弊端

多年来，各级党政机关文件管理工作经过不断的探索和研究，已形成了一整套的管理体系，但大部分机关文件管理工作还停留在人工管理阶段。而人工管理文件存在着以下弊端：

首先，文件的使用时效性差。有些文件，特别是上级部门的文件，份数很少，基本都是一份，因此，当多个领导或多个部门查阅时，只能依次查阅，而由于查阅过程中，如有急用此文件的，那也只能排队等候，造成文件的使用率低下，无法实现文件共享；其次，管理使用手续繁琐。每份文件在重复利用时，都要运行一次借阅登记，管理工作繁琐，增加不必要的重复。第三，存储文件时，要把文件分门别类的分别存放，如果在查阅条件具备不完全的情况下，要一一查找，使每一次检查文件都要花费许多的时间。最后，归档工作手续重叠、复杂。本部门文件每年都要进行一次归档整理，由于原始文件材料的分类、分别存放，使得原已整理好的，需要归档的资料还要重新进行一次归档，添加了许多重复的工作环节。

二、实现文件管理计算机化的必要性

实现文件管理计算机化现无论在理论上还是在实践上都是可行的。

1、在各机关，各部门与部门之间几乎都有自己的虚拟网，也称局域网，它们的建成为实现文件管理计算机化提供了大前提。只有微机实行网络化，才能更好地实现信息资源的共享。机关局域网的存在，相当在各部门之间铺设了一条信息高速公路，通过它可以便捷的浏览到各部门的信息，大家共享使用，这就为文件管理计算机化提供了硬件上的保证。

2、硬件与软件的具备，也是保证文件管理计算机化的必需保证。在各领导和各部门或各人员人手一台微机，都已具备了一定计算机管理能力的情况下，文件管理计算机化更是一件方便可行的事件。

三、“党务（或政务）机关文件管理系统”的功能简介

为了解除上述弊端和加速机关文件管理计算机化的进程，笔者认为，“党务（或政务）公文信息管理系统”（也可称“机关公文信息管理系统”）还应具备以下几项功能：

1、公文浏览：此功能用于新文件的登载，经领导批阅后，可公开传阅的文件，发文单位或上级部门的操作人员可将发文标题、文号、内容等输入计算机。按权限等级进行技术处理后，分别发出信息或公文传达的信息，获得传阅权限的部门就可在自己部门的终端机上点击此功能查阅上级或同级文件；

2、电子邮件：此功能用于用户传输文件、传阅与发送文件。用户进入电子邮件功能后，子目录呈现4个功能键。

㈠收件箱：此功能可接收本部门或上级部门来件（获得传阅权限的部门只能有一台终端机接收上级或外部门来件）。这项功能下又包括信息、公文、通知等不同形式的子目录。

㈡发件箱：此功能具有对本部门或对上级部门及其它部门公文、信息、通知等其它不同形式的资料的单独发送或群组发送的用途。可设置成为高级选项。如设留言板、回执查看与否、保密级别、隐藏用户、日程安排、表情标致等选项。

㈢日程表：此功能设有网上会签文件、网上会议、固定时间单发或群发邮件、预约等待、日程安排浏览等功能。

㈣待办：此功能有如一个小公文包，如起草一半的公文、网上会议内容、待办事宜等都可打包放进（此项功能本单位可设为密码查阅，也可设为单独与有关部门联系的小组讨论模式）。

3、档案库：此功能可将内部与上级或同级部门的来文分门别类进行处理，同时可以设置阅览权限，即档案申请借阅功能和归档提示等功能。打开此目录下设6个子目录。

㈠文件归档：此功能用于把文件归档整理，包括年终归档和平时文件归档的处理。应具备自动生成归档目录和封皮的功能。

㈡公共信息：此功能设置有案卷目录和卷内目录查阅卷，只设浏览功能，不是本部门的终端机无修改或删除功能。还设有功能使用介绍等内容。

㈢查档申请借阅单：此目录必须及时将上级或同级部门的来文分门别类进行处理入库，以备查阅。对档案查阅用密码设置为安全包。密码输入出现3次错误，即返回主菜单，可以拒绝查阅，同时母机发出预警。
㈣所有查档借阅单：包括每天、每个级别文件的查阅次数、某些文件已归档或尚无归档记录、错误密码输入的次数等。

㈤管理级别：用于部门和个人权限管理。其中部门权限管理功能只有本部门的最高权限即终端机的使用者依次输入密码才能使用。个人权限使用者只能修改自己的管理口令。

㈥系统管理：用于本系统的正常维护。它包括数据备份、文件下载、打印、汇总、系统初始化等功能。

四、实行机关文件管理计算机化的优越性

1．促使文件管理工作更加规范化

实行科学化管理的一个关键问题是数据的规范化。而这一环节的完成。是以管理工作规范化为前提的。如果没有一个规范化的管理，管理实现计算机化就成了一纸空谈。相反，实现科学化管理会对管理工作起到约束作用，避免在管理工作中出现过多的随意性，促使文件管理工作更加规范化。

2．实现了信息共享，提高了文件的阅读效率

文件的内容存放于机关之间的服务器内，通过网络，暗于每个授权阅读部门都有一份文件，阅读时不再受传阅速度的限制，更不会产生阅读排队的问题。达到了一次输入，多次使用；一家输入，多家使用；分散输入。综合利用的工作要求。从而大大提高了文件的阅读效率。

3．存贮手段高级，查询速度快，手段简捷

所有文件内容都是以文件方式存放于磁盘上，一方面减少了存贮空间。另一方面也为文件检索提供了方便条件。查阅文件不需到本单位档案部门索取，只需在本地机上输入要查阅文件的关键字就可以看到原始文件了。原来需要半个多小时才能找到的文件，现在只要几秒钟就能看到。

4．减少管理步骤，提高管理效率

实现文件计算机化管理以后，原来的文件传阅手续、借还文件的登记手续、文件归档的分类及封皮的制作手续全部省去，全部由计算机来完成。实现了形成文件登记、查询、催办、立卷、调阅、全文信息一体化管理。这不仅使管理工作更加准确化、规范化，同时还大大提高了工作效率。 机关公文管理的计算机化还只是处于尝试阶段，随着政府网的逐步发展，“党务（或政务）机关文件管理系统”还需要进一步完善。它的使用无疑使机关的文件管理工作向着科学化的方向迈进了一步。

摘自《中国档案网》

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